Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD


HISTÓRICO

A origem da CPAD remonta à década de 1970, com a criação da Comissão Permanente de Avaliação e Incineração de processos, documentos e papéis existentes no Arquivo Geral, por meio da Portaria R/DP/Nº 689, de 27 de setembro de 1979, com a seguinte formação:

Presidente:
    Joana Neves - Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes
Membros:
   Maria Yêda Falcão Soares de Figueiredo - Centro de Ciências Sociais Aplicadas
   Maria da Paz Valentim da Silva - Arquivo Geral
   Terezinha de Lourdes Lima Botelho - Divisão de Contabilidade e Finanças
   Ercilia Sobreira de Carvalho - Departamento de Pessoal
   José Marco Cunha - Divisão de Material

Essa Comissão atuou por pouco tempo e durante toda a década de 1980 não foram desenvolvidas ações nessa área.

Pela Portaria Nº 10/93/PRA de 19 de fevereiro de 1993, foi criada Comissão de Avaliação e Descarte de Processos e Papéis, com a seguinte formação:
Presidente: Dulce Amélia de Brito Neves - Departamento de Biblioteconomia e Documentação
Membros: Laura Helena Baracuhy Amorim - Núcleo de Documentação e Informação Histórica Regional e Neiliane Maia - Secretaria dos Órgãos Deliberativos Superiores
Essa comissão apresentou uma proposta de criação do SIARQ - Sistema de Informação e Arquivo, para a UFPB.

Em 1998, foi criada a Comissão de Avaliação de Documentos e Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos, pela Portaria R/SRH/Nº. 067/98, de 02 de fevereiro, com a seguinte formação:
Presidente - Zinares Simões de Figueiredo Martins - Centro de Ciências Sociais Aplicadas
Membros: Anahid Der Garabedian - Procuradoria Jurídica, Vilma de Lourdes Batista de Lima - Arquivo Geral, Maria das Graças Barbosa de Brito - Arquivo Geral, Rogério Gouveia de Souza - Procuradoria Jurídica, Jorge Tavares de Morais Filho - Núcleo de Documentação Histórica e Informação Regional.

Nesse mesmo ano a composição dessa comissão foi alterada com a entrada da nova Presidente, Profa. Dra. Lúcia de Fátima Guerra Ferreira, do Departamento de História (Portaria R/GR/Nº 043/98, de 08 de maio de 1998).
Em 2001, essa comissão concluiu a elaboração da TTD, que foi aprovada pelo Arquivo Nacional, Resolução N. 30/01, de 27/01/2001, e pelo Conselho Universitário da UFPB, conforme Resolução 08/01, de 01/08/2001.

Com a elaboração e aprovação da Tabela de Temporalidade de Documentos da UFPB, essa comissão teve sua denominação alterada para Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Portaria nº 126/2001/R/GR, 03/11/2001), com a seguinte formação:
Presidente: Lúcia de Fátima Guerra Ferreira - Departamento de História
Membros: Vilma de Lourdes Batista de Lima - Arquivo Geral, Maria das Graças Barbosa Brito - Arquivo Geral, Rogério Gouveia de Souza - Pró-Reitoria Administrativa, Jair Carneiro dos Santos (substituído por Luis Enok Gomes da Silva) - Pró-Reitoria Administrativa, João Belmiro de Lima (substituído por Gilberto Pacote Aranha) - Superintendência de Recursos Humanos.

A CPAD tem realizado seminários para a disseminação da avaliação e valorização dos arquivos na UFPB. Já foram realizados dois seminários no Campus de Areia - Centro de Ciências Agrárias, um no Campus de Bananeiras - Centro de Formação de Tecnólogos, e três no Campus de João Pessoa.



COMPETÊNCIAS

- Aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos da UFPB no Arquivo Geral;
- Promover as atualizações necessárias à Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da UFPB e posterior envio ao Arquivo Nacional para aprovação;
- Prestar assessoria no levantamento da massa documental acumulada dos setores da UFPB para elaboração do diagnóstico;
- Prestar assessoria aos demais setores da UFPB na aplicação da TTD da UFPB, inclusive nos Campi de Areia, Bananeiras e Litoral Norte;
- Promover seminários e treinamentos aos servidores para o processo de implementação da TTD da UFPB;
- Realizar reuniões técnicas;
- Redigir as atas das reuniões;
- Elaborar e emitir correspondências, formulários, instruções normativas e relatórios;
- Estabelecer normas para as atividades das Comissões Setoriais dos Centros, Pró-Reitorias e Órgãos Suplementares, através de Instruções Normativas;
- Acompanhar as atividades das equipes com visitas semanais, tirando dúvidas referentes à aplicação da TTD;
- Supervisionar os trabalhos de aplicação da TTD das Comissões Setoriais dos Centros, Pró-Reitorias e Órgãos Suplementares;
- Supervisionar os trabalhos de aplicação da TTD da UFPB, no que se refere ao recebimento das listagens de eliminação de documentos;
- Receber a documentação a ser eliminada dos setores que já aplicaram a TTD da UFPB;
- Expedir parecer conclusivo dos papéis para eliminação final;
- Acompanhar o processo de picotagem da documentação a ser eliminada para doação e ou venda do papel;
- Normatizar as atividades dos alunos bolsistas e voluntários e os termos de compromisso para alunos graduandos e graduados, através de Instruções Normativas;
- Avaliar o aluno para seleção de bolsa através de entrevista e da análise do histórico escolar;
- Realizar reuniões teórico-metodológicas com os alunos bolsistas e voluntários, para o debate de textos;
- Avaliar o desempenho do aluno bolsista e voluntário através de questionário de sondagem;
- Controlar a freqüência diária dos alunos bolsistas e voluntários e enviar freqüência mensal para a COAPE;
- Emitir declaração para o aluno bolsista e voluntário ao final do estágio;
- Prestar informações aos órgãos externos referentes à elaboração e aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos da UFPB.
 


COMPOSICÃO ATUAL

Presidente:
Lúcia de Fátima Guerra Ferreira - Departamento de História

Membros:
Ana Andréia Vieira Castro de Amorim - Núcleo de Documentação e Informação Histórica Regional
Carlos Lázaro Meirelles Teixeira de Souza - Arquivo da Superintendência de Recursos Humanos
Claudistony J. C. Barros - Arquivo Geral
Jonacy Fernandes Rocha - Procuradoria Jurídica
Maria das Graças Barbosa de Brito - Arquivo Geral
Vilma de Lourdes Batista de Lima - Arquivo Geral