Cadastramento e Divulgação do Cronograma de Atividades da Unidade
O QUE É?
Tutorial para o preenchimento e divulgação do cronograma de atividades anuais das unidades da UFPB, de periodicidade anual, para o registro, planejamento, monitoramento, controle, avaliação e transparência das atividades do setor.
QUEM PODE UTILIZAR
Gestores e técnicos-administrativos da unidade, designados para o acompanhamento das atividades do setor.
REQUISITOS
> Acesso ao sistema de gestão SIPAC.
> Acesso à plataforma Google Drive, preferencialmente, por meio de e-mail no domínio: @academico.ufpb.br.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS
> Plano de Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos em Educação (PCCTAE) - Ofício circular nº 015/2005/CGGP/SAA/SE/MEC de 28/11/2005
> Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) - ações estabelecidas para a unidade.
> Avaliação de Desempenho do Servidor (SIGRH) - (Login no sistema SIGRH; acessar menu [Avaliação] / [Consultar] / [Plano de Trabalho Setorial])
PASSO A PASSO PARA A REALIZAÇÃO DO SERVIÇO
ETAPA 1: CÓPIA DO MODELO PARA O GOOGLE DRIVE
1. Acessar a página eletrônica da Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PROPLAN) (http://www.proplan.ufpb.br/).
2. No menu PROPLAN, selecione o item [Tutoriais e Modelos]. Em seguida, na seção MODELOS da página aberta, selecione o modelo [Cronograma de Atividades da Unidade] (clique aqui para acesso direto). O arquivo "Cronograma de Trabalho - UNIDADE 2022 - vesao 1-0 (modelo)" será aberto na plataforma do Google Drive, somente para leitura. Esse é o Modelo de Cronograma de Trabalho.
3. Para realizar uma cópia do arquivo, certifique-se de fazer o [Login] em sua conta do Google.
4. No menu principal, acessar o item [Arquivo] e selecionar o subitem [Fazer uma cópia]. Na janela aberta, escolha, no campo [pasta], o local onde será armazenada a cópia do arquivo no seu Drive do Google. E, no campo [nome], renomeie o arquivo seguindo o padrão “Cronograma de Trabalho - UNIDADE 2022 - versao 1-0”, substituindo o termo “UNIDADE” pela sigla da unidade. Clique em [OK]. A cópia será criada e aberta no navegador para edição.
ETAPA 2: EDIÇÃO DE CRONOGRAMA DE TRABALHO
5. Com a planilha aberta, na tela CRONOGRAMA DE TRABALHO - SECRETARIA - 2022, preencher os campos com os dados referentes abaixo:
GESTÃO: nome do responsável pela gestão do setor.
SETOR: nome do setor/unidade (em maiúsculas).
DATA: data da divulgação do cronograma na página.
DOC: nome do cronograma - “Cronograma de Trabalho - SETOR 2022”.
Em FORÇA DE TRABALHO:
CÓDIGO: iniciais do nome e do último sobrenome do colaborador (incluindo estagiários, se houver) - deve ser único e diferenciar todos os colaboradores.
COLABORADOR: nome completo do colaborador.
MATRÍCULA: número SIAPE do colaborador ou matrícula se for estagiário.
CARGO: cargo do colaborador (no caso dos estagiários, inserir o símbolo “ - “).
FUNÇÃO: função que o colaborador exerce (no caso de estagiários, inserir “Estagiário”).
CARGA: carga horária semanal do colaborador.
HORÁRIOS: horários da jornada de trabalho semanal do colaborador.
MODALIDADE: modalidade de trabalho do colaborador (presencial, híbrido ou remoto).
Em OBJETIVO ESTRATÉGICO:
(Preencher com os objetivos estratégicos constantes no PDI a serem alcançados por cada departamento da unidade)
Na tabela ATIVIDADES:
(Recomenda-se agrupar as atividades em dimensões de atuação do setor, se necessário)
ATIVIDADES: descrever objetiva e claramente cada atividade do setor.
AÇÕES/ENTREGAS: definir as ações ou entregas referente às atividades.
RESPONSÁVEIS: inserir as iniciais do(s) colaborador(es) responsável(is) pela atividade.
MESES: marcar os períodos em que as atividades estão previstas para serem executadas.
6. Na parte inferior do documento, renomear cada aba com a respectiva sigla do setor correspondente ao cronograma. Para isso, clique na seta ao lado do nome na aba e selecione [Renomear].
IMPORTANTE: As abas devem refletir o organograma da unidade. O modelo traz como exemplo uma SECRETARIA, uma COORDENAÇÃO e uma DIVISÃO. O modelo serve para qualquer configuração setorial.
7. Conferir as informações e repetir a Etapa 2, seguindo o organograma do setor.
ETAPA 3: DIVULGAÇÃO DE CRONOGRAMA DE TRABALHO
IMPORTANTE: A divulgação na Web somente deverá ocorrer após a validação das informações pelo dirigente da unidade.
8. No menu principal da planilha do Cronograma de Trabalho, selecione [Arquivo]/[Compartilhar]/[Publicar na Web]. Na janela aberta, selecione [Link] e nos campos abaixo, selecione as opções [Documento inteiro] e [Página da Web].
9. Clique em [Publicar] e copie o link gerado para ser disponibilizado na página eletrônica da unidade. Esse link apresenta o cronograma diretamente no navegador (Visualização WEB).
10. Novamente, no menu principal da planilha do Cronograma de Trabalho, selecione [Arquivo]/[Compartilhar]/[Publicar na Web]. Na janela aberta, selecione [Link] e nos campos abaixo, selecione as opções [Documento inteiro] e [Documento PDF (.pdf)].
11. Copie o link gerado para ser disponibilizado na página eletrônica da unidade. Esse link apresenta o cronograma formatado para impressão (Arquivo versão em PDF para impressão).
12. Com os links gerados para (Visualização WEB) e (Arquivo versão em PDF para impressão), divulge na página eletrônica da unidade. Vide exemplo da PROPLAN.
PRAZO
Tempo médio estimado para a realização do serviço por unidade: 60 (sessenta) minutos.
CANAIS DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO
Web: Site da PROPLAN
Telefone/Ramal: +55 83 3216-7066
Horário de atendimento para dúvidas e suporte: 10h00 às 12h00, segunda a sexta-feira.
CONTROLE DE QUALIDADE DO SERVIÇO
ATENDIMENTO: conforme os princípios expressos na Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, o atendimento é pautado observando-se as diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção da boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
PRIORIDADE NO ATENDIMENTO: as pessoas com deficiência, os idosos com idade igual ou superior a 60 anos, as gestantes, as lactantes, as pessoas com crianças de colo e os obesos, conforme estabelecido pela Lei nº 10.048, de 8 de novembro de 2000 e aqueles que comprovarem a necessidade da informação para tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais , nos termos do art. 21 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI).
ACESSIBILIDADE: o usuário do serviço público tem direito a atendimento presencial, quando necessário, em instalações salubres, seguras, sinalizadas, acessíveis e adequadas ao serviço e ao atendimento, em conformidade à Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017.
INFORMAÇÕES ADICIONAIS OU DÚVIDAS
E-mail: codeinfo@proplan.ufpb.br
Telefone: +55 83 3216-7066
CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO
Responsável: Coordenação de Informação.
E-mail: codeinfo@proplan.ufpb.br
Periodicidade de revisão ou atualização: Anual.
Última atualização: 11/04/2022.