Gestão de documentos no Centro de Ciências Jurídicas da UFPB é destaque no país

O trabalho de gestão arquivística realizado no Centro de Ciências Jurídicas (CCJ) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) é tema de um capítulo do livro "Experiências exitosas em Gestão, Preservação, Descrição e Difusão de Documentos Arquivísticos em Instituições Federais de Ensino". 

Intitulado "O impacto do diagnóstico documental na Gestão de Documentos do Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba", o texto é um relato de experiência do arquivista do CCJ da UFPB, Pedro Felipy Cunha da Silva. 

De acordo com o arquivista, o diagnóstico documental é o primeiro passo para o trabalho de gestão arquivística realizado em instituições e organizações. O objetivo da ação no Centro de Ensino da UFPB se caracteriza pela busca em otimizar a produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento de documentos. 

“O intuito é que a documentação seja adequadamente destinada, no que concerne à eliminação ou guarda permanente. Com os documentos arquivados, que possam ser preservados e estejam acessíveis aos usuários a qualquer tempo”, explica. 

Pedro Cunha conta que as atividades do arquivo no Centro de Ciências Jurídicas (CCJ) da UFPB foram iniciadas em 2018 e o setor reúne o acervo documental do primeiro curso de bacharelado em Direito da Paraíba. A formação jurídica se iniciou no estado em 1949, com a criação da Faculdade de Direito da Paraíba, que, em 1955, foi agregada à Universidade da Paraíba. 

No ano de 1960, a Universidade da Paraíba transformou-se em Universidade Federal da Paraíba e o curso de Direito, em 1973, passou a fazer parte do Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA). Há mais de 30 anos, a partir de 1988, a formação jurídica abrange o atual Centro de Ciências Jurídicas (CCJ) da UFPB. 

“Foram visitados os três prédios onde são realizadas atividades do CCJ, sendo dois em João Pessoa e um na cidade de Santa Rita, na Região Metropolitana da capital paraibana. Foi possível identificar quatro espaços destinados à guarda de documentos sem acesso frequente, denominados depósitos de massa documental acumulada, e 15 espaços de guarda de documentos com acesso regular, chamados arquivos setoriais correntes”, diz o arquivista.

No estudo realizado por Pedro Cunha, verificou-se que o volume total do acervo do Centro de Ensino da UFPB foi calculado em 400 metros lineares de documentos arquivísticos. Foram 250 metros nos depósitos de massa documental acumulada e 150 nos arquivos setoriais correntes. 

“Embora existam documentos acumulados desde 1949, um acervo com mais de 70 anos, a sensibilização acerca da importância da gestão arquivística foi iniciada em fevereiro de 2018, quando houve a lotação do primeiro arquivista do CCJ. Após um ano, já foi possível perceber mudanças importantes no que se refere à gestão arquivística, mas ainda há muito a ser feito”, revela. 

A publicação do trabalho do arquivista da UFPB faz parte de 14 experiências de diferentes instituições de Ensino Superior brasileiras sobre o planejamento e a aplicação do instrumento de gestão documental. 

Para Pedro, as experiências relatadas possibilitam a compreensão das diferentes demandas institucionais relacionadas aos arquivos e à visualização de práticas para estimular o desenvolvimento de políticas e ações de governança arquivística. 

“A participação da UFPB no livro demonstra a qualidade do trabalho de gestão arquivística realizado no CCJ, mesmo diante das adversidades e ainda com muitos desafios a serem superados. Os trabalhos recebidos foram compilados utilizando critérios de representação das cinco regiões do país”, destaca. 

A obra é uma coletânea organizada pelos professores Thayron Rodrigues Rangel, especialista técnico da Coordenação de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, e Juliana Ricarte Ferraro, diretora de Gestão Documental da Universidade Federal do Tocantins (UFT). Possui prefácio de José Maria Jardim, professor da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio) e considerado um dos principais autores da literatura arquivística brasileira. 

“Os organizadores idealizaram a obra durante o 8º Congresso Nacional de Arquivologia, realizado no ano de 2018, em João Pessoa. A intenção foi reunir experiências dos arquivos das universidades e institutos federais do país em uma publicação”, conclui o arquivista da UFPB. 

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Reportagem: Jonas Lucas Vieira | Edição: Pedro Paz
Ascom/UFPB