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Trajetória Arquivística da UFPB

por Karollyna Batista publicado 29/07/2016 11h50, última modificação 03/07/2019 20h55
Para conhecer os caminhos do Fazer e do Saber Arquivísticos na Universidade Federal da Paraíba (UFPB) é preciso, inicialmente, conhecer suas trilhas, o ponto de partida, o percurso construído para o ponto de chegada.

Nos idos de 1970, a UFPB, através da criação do Núcleo de Documentação e Informação Histórica Regional (NDIHR), dava os primeiros passos na tentativa de preservar a documentação arquivística, objetivando, inicialmente, para atender as demandas de pesquisa. Nessa direção, muitas ações e projetos foram desenvolvidos por docentes, técnicos e alunos visando a organização de arquivos de entidades e instituições paraibanas. Nesse processo, percebeu-se também, a necessidade de cuidar da vida informacional da UFPB: gestão, preservação e acesso.

No âmbito da gestão (ainda sem a existência da legislação arquivística), tendo em vista racionalizar e controlar a massa documental acumulada (MDA) foi criada, por meio da Portaria R/DP/Nº689, de 27/09/1979, a Comissão Permanente de Avaliação e Incineração, com vistas à avaliação de processos, documentos e papéis existentes no Arquivo Geral da Reitoria, com a seguinte composição: Joana Neves (Presidente), Maria Yêda Falcão Soares de Figueiredo, Maria da Paz Valentim da Silva, Terezinha de Lourdes Lima Botelho, Ercilia Sobreira de Carvalho e José Marco Cunha. Essa Comissão teve vida curta. Durante a década de 1980, não se tem registro de ações nesse campo.

Em 1993 foi criada a Comissão de Avaliação e Descarte de Processos e Papéis, pela Portaria Nº10/93/PRA de 19 de fevereiro, composta pelas professoras: Dulce Amélia de Brito Neves (Presidente) - Departamento de Biblioteconomia e Documentação; Laura Helena Baracuhy Amorim - Núcleo de Documentação e Informação Histórica Regional (NDIHR) e Neiliane Maia - Secretaria dos Órgãos Deliberativos Superiores (SODS). Essa Comissão apresentou em 1994 a Proposta de Implantação, Regulamentação e Organização do Sistema de Arquivos e Informação da UFPB (SARIN/UFPB), objetivando capacitar a UFPB para o gerenciamento do fluxo de documentos e informações que nela circulavam. Essa Proposta não foi executada.

Atendendo aos dispositivos legais, particularmente a Resolução Nº 14, de 29/03/1996, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a UFPB implantou o “Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio” no Protocolo Geral da Reitoria. A partir daquele momento, todo documento autuado pelo Protocolo Geral, passou a ser classificado, recebendo, em seu registro, o código relativo ao assunto a que ele se ligava.

Em 1995, o NDIHR, em parceria com o Departamento de História e o então Departamento de Biblioteconomia e Documentação, realizou o primeiro Curso de Especialização em Organização de Arquivos, sob a coordenação das professoras Lúcia de Fátima Guerra Ferreira e Dulce Amélia de Brito Neves, com apoio e orientação da Profa. Heloísa Liberalli Bellotto, do IEB/USP. Em seu corpo docente e discente contou com servidores da Instituição que atuavam nos arquivos, além de professores convidados, para esta e as duas outras edições do Curso (1996 e 1997). Ao final do primeiro Curso, os servidores participantes discutiram a possibilidade de se criar uma Comissão para avaliar os documentos produzidos/recebidos, seguindo determinação da legislação arquivística. Para isso, estabeleceu-se um diálogo com vários profissionais e instâncias competentes resultando na criação da Comissão de Avaliação de Documentos e Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) por meio da Portaria R/SRH/Nº067/98, de 02 de fevereiro de 1998, com a seguinte composição: Zinares Simões de Figueiredo Martins (Presidente), Anahid Der Garabedian, Vilma de Lourdes Batista de Lima, Maria das Graças Barbosa de Brito, Rogério Gouveia de Souza e Jorge Tavares de Morais Filho.

No dia 10 de março do mesmo ano, foi realizada a primeira reunião, momento em que foram discutidos os objetivos e as competências da Comissão, além da definição do seu funcionamento e de sua atuação. Nas reuniões subsequentes, determinou-se, como ação imediata a realização dos procedimentos necessários à elaboração da TTD da UFPB. 

Nesse mesmo ano a composição dessa Comissão foi alterada com a entrada da nova Presidente, Profa. Lúcia de Fátima Guerra Ferreira, do Departamento de História (Portaria R/GR/Nº043/98, de 08 de maio de 1998).

A referida Comissão passou a desenvolver suas atividades, tendo, como norte, duas premissas: a preservação dos documentos de valor permanente e a modernização das práticas de gestão acadêmica e administrativa a partir da organização documental.

Suas primeiras ações foram a elaboração de uma proposta de TTD, a realização do I Seminário de Avaliação de Documentos, em 04 de agosto de 1998, e o levantamento da MDA nos arquivos da Reitoria. Esse levantamento resultou na elaboração de um diagnóstico. Na ocasião, os documentos de uso corrente não foram contemplados.

A elaboração desses instrumentos foi fruto das pesquisas, discussões, entrevistas e levantamentos realizados acerca da História Administrativa da Instituição, da produção documental e da situação dos seus arquivos. Em relação ao último item, detectou-se a desarticulação do ciclo vital dos documentos, a precariedade de recursos materiais, a insuficiência de recursos humanos qualificados, a inferioridade hierárquica do arquivo na estrutura da Instituição, o desconhecimento pela administração e pela comunidade acadêmica da importância dos arquivos como patrimônio cultural e a inexistência de uma política institucional de arquivos.

O I Seminário de Avaliação de Documentos contou com 48 participantes (membros da Comissão e representantes dos setores da Reitoria). O Seminário teve como objetivos buscar melhorias na gestão e organização documental da Reitoria, informar sobre a finalidade da Comissão de Avaliação de Documentos e Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos, explicar conceitos e princípios básicos da Arquivística e orientar sobre o preenchimento dos formulários da pré-tabela e do diagnóstico.

Concomitante às atividades internas, a Comissão estabeleceu um diálogo constante com o Arquivo Nacional (AN). Esse intercâmbio foi essencial para a construção da TTD.

Em 2001, a TTD/UFPB, foi aprovada pelo AN, Portaria Nº 30/01 de 27/01/2001, e pelo Conselho Universitário da UFPB, Resolução Nº08/01 de 01/08/2001. Com a aprovação da TTD, essa Comissão teve sua denominação alterada para Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), por meio da Portaria Nº126/2001/R/GR de 03/11/2001, com a seguinte formação: Lúcia de Fátima Guerra Ferreira (Presidente), Vilma de Lourdes Batista de Lima, Maria das Graças Barbosa Brito, Rogério Gouveia de Souza, Jair Carneiro dos Santos e João Belmiro de Lima.

Com a aprovação e publicação da TTD, a CPAD realizou treinamento com servidores de todos os setores da UFPB, prestando também assessoria quando solicitada. Foram estabelecidas as atividades que a CPAD passaria a desenvolver: aplicar a TTD no Arquivo Geral da Reitoria; promover as atualizações necessárias à TTD/UFPB (adequação à Resolução do CONARQ 14/2001, concluída em 2003); emitir instruções normativas; prestar assessoria no levantamento da MDA dos setores da UFPB para elaboração de diagnóstico; promover a capacitação de servidores para o processo de implementação da TTD/UFPB – por meio de Seminários de Avaliação de Documentos; sugerir a criação das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos; supervisionar os trabalhos de aplicação da TTD das Comissões Setoriais já constituídas e das demais equipes; normatizar as atividades dos alunos bolsistas e voluntários; receber e analisar as listagens de eliminação de documentos provenientes dos setores e encaminhá-las ao Arquivo Nacional para análise e aprovação; e prestar informações aos órgãos externos referentes à elaboração e respectiva aplicação da TTD/UFPB.

Dentre as atividades citadas, destaca-se a realização dos seminários. Tendo objetivo de implementar a aplicação da TTD, a CPAD realizou o II Seminário de Avaliação de Documentos em 12 de março de 2002. Dele participaram: os membros da CPAD, o Pró-Reitor Administrativo e oitenta e sete (87) representantes dos Setores da Reitoria, dos Centros de Ensino e dos Órgãos Suplementares do Campus I. Na ocasião, foi apresentada e distribuída a TTD, assim como a Instrução Normativa CPAD Nº1/2002 de 18 de fevereiro, estabelecendo os procedimentos para a aplicação do referido instrumento.

Com o propósito de identificar os setores e avaliar e a aplicação da TTD, realizou- se, em 27 de março de 2003, o III Seminário de Avaliação de Documentos. Todavia, com um número menor de participantes: seis (6) membros da CPAD, quarenta e dois (42) representantes dos Setores da Reitoria, dos Centros de Ensino e dos Órgãos Suplementares do Campus I e nove (9) alunos dos cursos de História e Biblioteconomia – bolsistas que desenvolviam atividades nos arquivos. 

Pensando em um evento que promovesse o diálogo entre os servidores – atores sociais – acerca do processo de avaliação de documentos da UFPB, a CPAD idealizou edições anuais para os Seminários, o que nem sempre foi possível, devido a outras demandas. A última edição foi realizada em 14 de dezembro de 2006 e visava estimular a participação de servidores nas ações de Gestão de Documentos e disseminar a importância da aplicação da TTD. Participaram sessenta e oito (68) pessoas, entre servidores e alunos – bolsistas e voluntários – que trabalhavam na organização de arquivos da UFPB.

Paralelo à aplicação da TTD, no Arquivo Geral da Reitoria (2002-2006), uma nova frente de trabalho foi estabelecida: aplicar a TTD na massa documental acumulada depositada nos Centros de Ensino, Pró-Reitorias e Órgãos Suplementares no Campus I. Para a realização dos trabalhos, contou-se com o apoio dos respectivos gestores, por intermédio da concessão de bolsas para alunos de História, Biblioteconomia e Arquivologia. Essa iniciativa não foi assegurada por todos os setores. É importante registrar que o Arquivo Geral da Reitoria sediou e participou das atividades da CPAD, bem como foi responsável pela guarda da documentação permanente produzida e recebida pela Reitoria da UFPB, e pela orientação aos arquivos setoriais da Universidade.

 A CPAD/UFPB, em toda sua trajetória, galgou algumas conquistas que possibilitaram a instauração das bases para a implantação da Gestão Documental. Sua maior contribuição, sem dúvida, foi a elaboração da TTD, e com a sua aprovação em 2001 pelo AN, projetou a UFPB/CPAD no cenário nacional no âmbito das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), por ter sido a primeira IFES a ter a aprovação de um instrumento de gestão - a TTD das Atividades-fim. A partir de então, as IFES que desejassem elaborar suas TTDs deveriam adotar o padrão da TTD/UFPB, seguindo orientação do Arquivo Nacional.

Outras IFES buscaram, junto ao Arquivo Nacional, soluções para as questões postas a partir das suas especificidades. Como a TTD/UFPB não atendia as questões colocadas, surgiram várias ponderações em relação à supracitada tabela, o que foi bastante salutar. Sabe-se, que todo e qualquer instrumento de gestão, deve ser revisto e atualizado periodicamente, porque da mesma forma que as instituições são dinâmicas os instrumentais técnicos devem ter também essa característica.

Nessa direção, o Arquivo Nacional, por meio da Coordenação Geral de Gestão de Documentos (COGED), realizou em 2006, o I Workshop com as IFES, cujo tema foi “Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim e Censo de Arquivos Brasileiros”. Nesse evento, criou-se o “Grupo de Trabalho: Arquivo Nacional-IFES”, com o objetivo de elaborar os Instrumentais Técnicos de Gestão de Documentos: o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos relativos às Atividades-fim para as IFES. Esse Grupo se reuniu periodicamente de 2006 a 2009 para a execução das atividades. Foram 6 (seis) reuniões técnicas. Destas, 5 (cinco) foram realizadas na sede do AN, na cidade do Rio de Janeiro e a sexta reunião foi promovida pela UFPB, em parceria com o AN, na cidade de João Pessoa, no período de 01 a 05 de junho de 2009. A TTD/UFPB subsidiou os trabalhos do workshop e das reuniões técnicas das IFES, servindo de referência/base para os estudos de elaboração dos referidos instrumentais, que foram aprovados através da Portaria AN/Nº92, de23 de setembro de 2011.

Sob a presidência de Lúcia de Fátima Guerra Ferreira (1998/2012), passaram pela CPAD/UFPB vários membros que deram suas significativas contribuições. Devido à mudança da presidência, que ocorreu através da Portaria Nº267/R/GR, de 22 de janeiro de 2013, essa Comissão passou a assumir a seguinte formação: Ana Andréa Vieira Castro de Amorim (Presidente), Clodemir da Costa Nascimento, Ana Cláudia Lopes de Almeida, Isabel Cristina de Oliveira Cavalcanti, Giovanna Nathália Oliveira de Souza, Rosa Zuleide Lima de Brito e Virgínia Régis Barros Corrêa Kyotoku.

Com o Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (REUNI), criado pelo Governo Federal, através do Decreto nº 6.096, de 24/04/2007, a UFPB passou a dispor, dentre outros elementos, de recursos financeiros para a execução de diversas obras, entre as quais, a construção do prédio do Arquivo Central. A partir de 2010, iniciam-se estudos e planejamento para a edificação de um arquivo modelo, bem como a criação de um grupo de trabalho voltado para elaborar uma proposta de criação do Arquivo Central e do Sistema de Arquivos da UFPB. Participaram desse grupo: membros da CPAD, professores do Departamento de Ciência da Informação, arquivistas e demais técnico-administrativos envolvidos com as questões arquivísticas na UFPB. Nesse processo, houve avanços e recuos.

Em 07 de fevereiro de 2017, por ocasião da primeira reunião geral com a comunidade arquivística da UFPB, sob a coordenação da chefe do Arquivo Geral da PRA, Profª Julianne Teixeira e Silva, foram retomados os trabalhos pró-Arquivo Central. Como resultado, foi criada, dentre outras, a Comissão para Criação de Documentos Normativos (CCDN) através da Portaria R/GR/ Nº 092, de 14 de março de 2017, composta pelos membros: Ana Andréa Vieira Castro de Amorim (Presidente), Clodemir da Costa Nascimento, Juliana Marques Sallenave, Kátia Santiago Ventura e Victor Hugo de Sousa de Oliveira. A referida Comissão teve como objetivo elaborar as minutas do Regimento do Arquivo Central e do Sistema de Arquivo da UFPB, dando continuidade aos trabalhos anteriormente desenvolvidos.

Atualmente a CPAD/UFPB, por meio da Portaria 202/R/GR/2017, de 20 de junho de 2017, conta com uma nova composição: Julianne Teixeira e Silva (Presidente), Emília Eulina Pereira de Souza, Kátia Santiago Ventura, Alysson Santos Lima, Luís Eduardo Ferreira da Silva, Vania Maria Ramos da Silva, Clodemir da Costa Nascimento, Italo Martins de Oliveira e Victor Hugo de Sousa de Oliveira.

Em 14 de dezembro de 2018, através da resolução N° 43/2018, o Conselho Universitário criou o Arquivo Central e o Sistema de Arquivo da UFPB. Com este feito, a UFPB dá mais um passo, rumo ao seu ponto de chegada: Institucionalização e Implementação de uma Política Arquivística. Com isso se assegura as condições básicas para uma efetiva Gestão de Documentos e a garantia da Preservação e Acesso ao seu Patrimônio Documental. Parabéns a todos os servidores (técnicos e docentes) e alunos, que fizeram e fazem parte desta história, que continua... Avante!

 

Ana Andréa Vieira Castro de Amorim
Arquivista NDIHR/UFPB