Manual de Procedimentos de Protocolo
O Arquivo Central da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) apresenta este Manual de Procedimentos de Protocolo (Nota Técnica Nº 001/2019/ACE/UFPB) que visa disciplinar e padronizar os procedimentos de registro, tramitação e expedição de processos e documentos em ambiente digital no âmbito da UFPB, o que possibilitará maior eficiência e controle no tratamento das informações processadas e tramitadas na instituição, com observância obrigatória – estabelecida na Portaria Interministerial nº. 1.677, de 7 de outubro de 2015 do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e no atendimento ao que estabelece o Decreto 8.539, de 08 de outubro de 2015, que “dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”.
Essa padronização abrange as atividades relacionadas aos procedimentos de protocolo realizados por todas as unidades e campi da UFPB para documentos avulsos e processos gerados em meio digital. Atualmente os processos administrativos de origem interna são tramitados institucionalmente de forma descentralizada, isto é, os servidores, através do Módulo Protocolo do SIPAC (MP/SIPAC) possuem autonomia para abrir, tramitar, arquivar e desarquivar processos diretamente de suas estações de trabalho. A descentralização do serviço de protocolo requer que os servidores conheçam as regras e normas de protocolização de documentos avulsos e processos. Desse modo o Protocolo Central se encarrega do atendimento ao público externo, salvo raras exceções. Baseadas nos preceitos de segurança, confiabilidade e autenticidade dos documentos e informações que tramitam na UFPB, as ações de protocolo buscam garantir que a informação seja utilizada como fonte para tomada de decisão, transparência e preservação do patrimônio documental. Neste contexto, o presente Manual surge como um produto do processo da política institucional de gestão documental em consonância com os sistemas de gestão implantados na Universidade, bem como com os instrumentos normativos e legais em âmbito nacional. Em razão das características funcionais e aplicadas desta primeira versão, poderão ocorrer revisões deste manual conforme a divulgação de novos instrumentos legais ou implementação de novas funcionalidades ao SIPAC/Módulo Protocolo e demais sistemas integrados de gestão da UFPB, visando à modernização e melhoria dos serviços. Informações complementares, críticas e sugestões podem ser encaminhadas ao Arquivo Central, localizado no térreo do Prédio anexo à Reitoria.
Telefone: +55 (83) 3209-8686 | e-mail: arquivocentral@reitoria.ufpb.br Sobre o Processo Eletrônico na UFPB, acesse: http://www.ufpb.br/pe
A versão completa deste manual pode ser acessado aqui.