Arquivo Central da UFPB realiza primeira Eliminação de Documentos
Da esquerda para a direita: Daniel Canuto (Diretor ACE), Kissia Nunes (Coordenadora CGDS/ACE), João Carlos (Coordenador CAIP/ACE), Douglas Gurgel (Representante CGA).
No dia 09 de junho de 2026, data em que se celebra o Dia Internacional dos Arquivos, o Arquivo Central da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) realizou um momento histórico para a instituição: sua primeira ação oficial de Eliminação de Documentos. A iniciativa integrou a Jornada Verde, programa de atividades em comemoração ao Dia Mundial do Meio Ambiente, com ações realizadas ao longo de todo o mês de junho pela Coordenação de Gestão Ambiental (CGA) na UFPB.
| Marco institucional: A eliminação documental, realizada de forma tecnicamente fundamentada e juridicamente amparada, representa o pleno funcionamento da gestão arquivística da UFPB e demonstra a maturidade institucional alcançada pelo Arquivo Central. |
Preparação do material para trituração.
Por que a Eliminação de Documentos é importante?
As ações de eliminação de documentos não devem ser confundidas com descartes indiscriminados. Trata-se de um procedimento técnico, legal e criterioso, que segue rito normatizado e respeita rigorosas exigências legais e arquivísticas.
A eliminação representa o pleno funcionamento da Gestão Arquivística e demonstra maturidade institucional ao viabilizar esforços e recursos para a preservação do que, de fato, possui valor.
O descarte adequado:
• Protege informações e garante conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• Reduz custos com armazenamento e preservação de documentos;
• Otimiza o uso dos espaços físicos institucionais;
• Aumenta a produtividade e a eficiência administrativa;
• Contribui para a sustentabilidade ambiental.
Sobre os documentos eliminados
Os documentos eliminados foram produzidos e acumulados pelo Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes (CCHLA) da UFPB, referentes ao período de 1972 a 2009. Após análise técnica, verificou-se que já haviam cumprido seus prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e que não apresentavam valor histórico ou secundário que justificasse sua preservação.
Vale destacar que a UFPB foi instituição pioneira no desenvolvimento da primeira versão da tabela de temporalidade para IFEs, instrumento que deu origem à tabela aprovada pelo Arquivo Nacional e hoje adotada por todas as universidades federais do país.
| Espaço recuperado: O conjunto documental eliminado ocupava uma área estimada de 38 metros lineares,que ocupavam aproximadamente uma área de 150 m² agora disponível para usos mais adequados pela instituição. |
Digitalização prévia
Por não apresentarem valor secundário (histórico, informativo ou probatório após o cumprimento dos prazos legais), os documentos não necessitaram de digitalização antes do descarte. A ausência de valor secundário é condição técnica que dispensa esse procedimento, em conformidade com os critérios estabelecidos pelas normas arquivísticas vigentes.
Destinação ambientalmente responsável
Os materiais descartados, totalizando 3,7 toneladas de papéis, foram doados para reciclagem à cooperativa conveniada com a UFPB por meio da Comissão de Gestão Ambiental (CGA), que apoiou e facilitou os procedimentos para o descarte seguro e ambientalmente adequado. A parceria reforça o compromisso da universidade com a sustentabilidade.
Material compactado para reciclagem.
Como funciona o processo de eliminação?
A eliminação de documentos públicos segue um rito legal rigoroso, que garante transparência, segurança jurídica e proteção ao patrimônio documental. As etapas são:
1. Avaliação técnica: Os documentos são analisados com base nas Tabelas de Temporalidade aprovadas pelo MEC e pelo Arquivo Nacional, que definem os prazos de guarda de cada tipologia documental.
2. Análise pela CPAD: O conjunto documental é submetido à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFPB para análise e validação técnica.
3. Aprovação pela Reitoria: O processo é encaminhado e aprovado pela Reitoria da UFPB.
4. Publicação no DOU: É publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União, garantindo que a sociedade tenha conhecimento e acesso às informações sobre o que será descartado.
5. Monitoramento pelo Arquivo Nacional: O Arquivo Nacional acompanha os procedimentos para garantir a segurança jurídica dos órgãos públicos, assegurar a transparência e evitar a destruição indevida de registros com valor histórico, probatório ou informativo.
Da esquerda para direita: Marcelo Coutinho, Alisson, Cacilene Toscano, Fabiana de Cássia, Martinho Guedes , Ana Andrea, Daniel Canuto, João Carlos, Germana Almeida, Rosa Zuleide, Kissia Nunes. Membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
Por que é necessária a autorização do Arquivo Nacional?
O Arquivo Nacional, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), monitora os procedimentos de eliminação para garantir a segurança jurídica dos órgãos públicos, promover a transparência e evitar a destruição indevida de registros com valor histórico, probatório ou informativo. O processo protege o patrimônio documental brasileiro e assegura o direito de acesso à informação por parte da sociedade.
